Ein Erstgespräch zur Optimierung Ihrer Lieferkette ist nur dann zielführend, wenn beide Seiten mit konkreten Informationen arbeiten. Wir zeigen, welche Unterlagen und Daten Sie bereithalten sollten, damit die Analyse auf einer soliden Grundlage steht.
Frachtvolumina und Sendungsstruktur
Beginnen Sie mit einer Übersicht Ihrer typischen Sendungsmengen der letzten zwölf Monate. Notieren Sie Anzahl, Gewicht und Volumen pro Sendung sowie die häufigsten Relationen. Besonders hilfreich ist eine Aufschlüsselung nach Inlands- und grenzüberschreitenden Transporten, da hier unterschiedliche HGB-Vorschriften greifen.
Ergänzen Sie die Daten um saisonale Schwankungen – etwa erhöhte Volumina vor Messen oder zum Quartalsende. Diese Angaben erlauben eine realistische Einschätzung, ob sich Konsolidierungspunkte oder Rahmenverträge lohnen.
Bestehende Verträge und Konditionen
Legen Sie Ihre aktuellen Speditionsverträge, Frachtführervereinbarungen und ggf. bestehende Rahmenverträge offen. Achten Sie besonders auf Klauseln zu Haftungsgrenzen, Verjährung und Gerichtsstand – alles Punkte, die nach HGB § 407 ff. relevant sind.
Notieren Sie auch mündliche Nebenabreden oder abweichende Zahlungsziele. Nur mit vollständiger Transparenz lässt sich prüfen, ob die Konditionen marktgerecht sind oder ob Nachverhandlungen möglich sind.
Dokumentationsprozesse und Zollpapiere
Bereiten Sie je zwei bis drei Beispiele Ihrer aktuellen Frachtbriefe, Lieferscheine und Zolldokumente vor. Zeigen Sie, wie die Dokumente erstellt werden – manuell, halbautomatisiert oder über ein TMS. Bei grenzüberschreitenden Sendungen ist die Unterscheidung zwischen CMR-Frachtbrief und nationalem Frachtbrief zentral.
Häufige Fehlerquellen sind fehlende Unterschriften, unvollständige Warenbeschreibungen oder falsche HS-Codes. Eine kurze Stichprobe gibt dem Berater einen schnellen Eindruck, wo Schulungsbedarf oder Systemlücken bestehen.
Kostenstellen und interne Kennzahlen
Stellen Sie eine Aufstellung Ihrer Logistikkosten pro Sendung, pro Route und pro Kunde zusammen. Trennen Sie dabei Transportkosten, Zollgebühren, Lagerkosten und Versicherungsprämien. Ergänzen Sie Kennzahlen wie Liefertreue, Schadensquote und Durchlaufzeit.
Diese Daten bilden die Basis für eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse. Ohne sie bleibt jede Optimierung spekulativ. Ein erfahrener Berater wird genau diese Zahlen abfragen – je präziser Ihre Angaben, desto konkreter die Handlungsempfehlung.
